Agrément préfectoral et autres obligations pour exercer en tant que société de domiciliation
De nombreuses sociétés de domiciliation ont vu le jour à la Réunion ces dernières années.
En plus de la gestion du courrier, ces sociétés permettent aux entrepreneurs de bénéficier d’une adresse valorisante pour leur siège social et de de protéger leur vie privée.
Mais avant de faire appel à l’une d’entre elles, connaissez-vous les obligations légales que doivent respecter ces sociétés de domiciliation?
L’agrément préfectoral
L’agrément préfectoral est LA condition indispensable pour toute personne physique ou morale désirant exercer l’activité de domiciliation commerciale.
Il s’agit d’une autorisation délivrée par la Préfecture du territoire compétent, exigée par l’ordonnance n°2009-104 du 30 janvier 2009. La demande doit être renouvelée tous les 6 ans.
Depuis 2012, le numéro d’agrément préfectoral doit obligatoirement apparaître sur le contrat de domiciliation commerciale pour pouvoir être immatriculée auprès du greffe.
Pour délivrer cet agrément, la Préfecture s’assure que le dirigeant et actionnaires possédant plus de 25% des parts remplissent des conditions d’honorabilité. Par exemple, ne pas avoir eu de condamnation pénale, ou une interdiction de gérer une activité commerciale.
Aussi, la société de domiciliation doit évidemment justifier d’un titre de propriété ou de location des locaux qu’elle occupe.
Villa PEI dispose d’un agrément préfectoral pour exercer l’activité de domiciliation commerciale.
La salle de réunion
Une autre condition pour obtenir le fameux agrément de la Préfecture est la mise à disposition d’une salle de réunion fermée. En effet, les usagers d’une entreprise de domiciliation doivent pouvoir tenir, en toute confidentialité, l’ensemble des réunions nécessaires à la vie de leur société.
Pour que vous puissiez mener vos réunions de travail dans un cadre à votre image, Villa PEI met à votre disposition à la demi-journée sa salle équipée d’un grand écran adapté à la visioconférence et d’un paper board.
Pour des réunions de travail à caractère moins confidentiel et ne nécessitant pas de projection, vous pouvez opter pour nos espaces extérieurs près de la piscine.
Enfin, recevoir vos clients n’aura jamais été aussi simple dans nos confortables et spacieux bureaux privatifs disponibles également à la demi-journée.
La gestion du courrier
Plus qu’une simple boîte postale, toutes les sociétés de domiciliation doivent être en mesure d’assurer la réception et la gestion du courrier de ses clients.
Inclus dans l’offre de domiciliation à Villa PEI, nous vous notifions dès l’arrivée de vos courriers, simples ou recommandés, que vous pouvez récupérer durant les heures d’ouverture.
Aussi, pour vous libérer du temps, nous pouvons vous les numériser et les transmettre par mail afin que vous les receviez partout où vous vous situez.
Si vous avez besoin des originaux de vos courriers, l’option de réexpédition est faîte pour vous. Chaque semaine, nous vous expédions les plis reçus à votre nom à l’adresse de votre choix.
Les services complémentaires
Après avoir passé en revue les principales obligations d’une société de domiciliation et avant de faire votre choix, vous pouvez aussi vous assurer que le lieu où vous voulez vous domicilier propose des services complémentaires.
Certains entrepreneurs/entrepreneuses peuvent parfois se sentir seul.es face au casse-tête des procédures administratives. Celles-ci peuvent vite devenir chronophages, mais nécessaires dans l’évolution de votre activité.
L’équipe de Villa PEI, met à votre disposition ses compétences acquises depuis 10 ans dans les formalités relatives à la vie des entreprises. Notre service de conseils et d’assistance administrative vous permettra de vous consacrer à votre cœur de métier.
La domiciliation en ligne
De nombreuses sociétés proposent la possibilité de se domicilier en ligne. Reconnue simple et rapide, cette méthode vous permet d’effectuer vos démarches à distance et d’obtenir un contrat de domiciliation automatisé.
Toutefois, nous vous conseillons de vous rendre sur le lieu de l’entreprise de domiciliation où vous voulez élire votre siège social afin de vous assurer que celle-ci n’est pas qu’une simple boîte postale. En effet, nous avons vu qu’une des obligations pour les sociétés de domiciliation était de pouvoir mettre à disposition un espace permettant la tenue de réunions régulières en toute confidentialité.
Vous pourrez également voir dans le cadre dans lequel vos clients pourront être reçus.
Evidemment, Villa PEI se tient à votre disposition pour effectuer vos formalités de domiciliation à distance, il suffit de prendre contact avec notre équipe qui se chargera de vous transmettre les modalités pour obtenir rapidement votre contrat de domiciliation.
N’oubliez pas qu’une société de domiciliation sérieuse, doit s’assurer de la vérification des pièces justificatives et de l’identité des personnes physiques.
Notre mission
Notre mission est de valoriser l’expertise de votre société et de vous accompagner dans votre évolution.
Villa PEI, la Maison des Patrons et Entrepreneurs Indépendants, vous offre son expérience dans le domaine de la domiciliation commerciale et de l’assistance administrative.
Pour toute demande d’information, notre équipe vous accueille dans ses locaux de prestige situés à Saint-Paul de la Réunion (974), mais également par téléphone au 0262 22 32 42, par mail contact@villapei.re, ou encore via nos réseaux sociaux.
